
A mesura que el vostre negoci creix, és inevitable escriure informes empresarials formals. Aquests informes són més que números i fets. Són el rostre de la vostra empresa i han de ser professionals i ben escrits per deixar la millor impressió. Independentment del contingut o del públic, hi ha un mètode bàsic que podeu seguir per crear l'informe.
7 passos per redactar un informe empresarial
Els informes amb èxit requereixen una planificació perquè pugueu transmetre la informació amb claredat. Si la vostra empresa disposa d’informes comercials anteriors que consideren que han tingut èxit, reviseu-los per tenir una idea del que poden estar buscant. Tant si hi ha exemples d'informes anteriors com si no, seguiu aquests passos quan creeu un informe empresarial.
Articles relacionats- Subministraments bàsics d'oficina comercial
- Paper de l'assistent administratiu
- Disseny de notes
1. Determineu la finalitat de l'informe
Hi ha molts tipus d'informes empresarials. El primer pas és determinar per què escriviu l'informe. És aquest informe per al consell de l’empresa? És uninforme financer anualper als accionistes? Esteu escrivint uninforme per avaluar un empleat? És uninforme d’incidentsrelacionat amb un accident laboral? Comprendre el motiu de l'informe us ajudarà a seleccionar la informació necessària per al públic destinatari.
què puc substituir pel vi marsala
2. Identificar-se i adaptar-se al públic
El vostre estil d’escriptura ha de respectar el vostre públic. El nivell educatiu de l’escrit hauria de coincidir amb els que llegiran l’informe. És possible que els empleats no necessitin totes les dades que poden necessitar els executius de l’empresa. És possible que una organització externa no necessiti accés a cap informació considerada classificada per la vostra empresa. És possible que l'informe estigui dirigit a diversos públics alhora; potser haureu d’incorporar les preocupacions de cada grup en una o potser escriure més d’una versió per centrar-vos en cada públic.
3. Reunir i organitzar la investigació
Recopileu totes les dades que es tractaran a l'informe. Això pot incloure diverses coses:
- Informes de vendes
- Projeccions
- Informes d'assistència
- Despeses
- Estats financers
- Estadístiques de producció
És possible que hàgiu de recopilar dades addicionals, com ara entrevistes,anàlisi de clients, o informació del competidor per obtenir una visualització més completa. Un altre punt que cal recordar és que haureu d’explicar els mètodes i procediments que heu utilitzat per recopilar les vostres dades. Això afegeix credibilitat a les troballes i permet als lectors confiar en la vostra informació.
4. Feu l’anàlisi
En aquest moment, heu d’agafar les dades que teniu i donar-hi sentit. Ja heu determinat els motius pels quals heu escrit aquest informe; ara hauríeu de prendre les dades i provar de tractar-les. Interpretar les dades, entendre què significa aquestes dades i com poden ser útils per als lectors. A quines preguntes responen les dades?
com és la bandera de França
- Elanàlisiés una part clau de l'informe empresarial; hauríeu de poder oferir conclusions i recomanacions mitjançant aquesta anàlisi. Per exemple, en el cas de l'expansió, voldríeu avaluar els costos de l'expansió i quants ingressos s'esperarien. També us fixaríeu en els motius de l’expansió, com ara l’augment de la demanda i els objectius a llarg termini de l’empresa, així com els punts forts, els punts febles, les oportunitats i les amenaces rellevants mitjançantAnàlisi DAFO.
- Per facilitar la lectura, és possible que també hàgiu de fer gràfics, taules o gràfics per a les vostres dades i anàlisis. Això proporciona als lectors els números o les vinyetes de forma fàcil; també us pot ajudar si heu de fer una presentació de diapositives amb el vostre informe.
5. Formateu l'informe
Després d’haver fet la investigació i analitzar les dades, el següent pas és donar format a l’informe. La majoria dels informes empresarials contenen seccions específiques; podeu desenvolupar unesquemaque inclou les dades de cadascuna d’aquestes parts.
- Resum executiu - Aquest és un resum dels punts clau de l'informe que inclou recomanacions.
- Introducció - Aquí es detalla la redacció de l'informe.
- Resultats / dades - Conté la investigació, l'anàlisi i qualsevol gràfic i gràfic.
- Conclusions - Aquesta secció conté el resum de la secció de troballes.
- Recomanació s - Quins són els suggeriments basats en les conclusions i conclusions de l'informe?
Quan creeu l'esquema, heu de fer una llista de temes i subtemes importants i, a continuació, organitzar-los en un ordre lògic. La majoria dels informes funcionen millor amb una organització temàtica subtema, però utilitzeu un altre format si s’adapta millor a les vostres dades.
6. Escriu-ho
Utilitzant el vostre esquema com a marc, podeu escriure un esborrany de l’informe amb la informació que heu investigat o analitzat. L’objectiu és fer arribar els vostres pensaments i punts clau al paper: aquesta versió no necessita ser gramaticalment perfecta ni formatar-la correctament. Podeu editar el paper més tard.
7. Reviseu els punts principals del resum executiu
El resum executiu es pot escriure darrerament com una versió abreujada de l'informe general; molta gent espera fins que s’acabi el paper abans d’escriure aquesta visió general. Aquest resum hauria d'incloure:
- Una breu declaració sobre l'objectiu de l'informe : Un exemple de sortida podria ser: 'La nostra empresa vol expandir les operacions a nous territoris. Aquest informe revisa les nostres capacitats actuals i el que caldria per passar a altres àrees. '
- Informació de fons important : Un exemple d'informació general podria ser: 'L'empresa XYZ ven productes i serveis en una àrea triestatal actualment i dóna feina a 300 persones. Cada estat addicional requerit requeriria 500.000 dòlars de capital i 75 treballadors addicionals '.
- Principals conclusions o dades : Mitjançant la informació que heu inclòs al vostre informe, haureu d'assenyalar les anàlisis clau que voleu que conegui el lector. Per exemple: 'Per expandir-se a 2 estats addicionals, l'empresa XYZ hauria de contractar 150 treballadors més i construir dues fàbriques noves. Es preveu que cada fàbrica obtingui ingressos de 750.000 dòlars el primer any després de la seva finalització '.
- Conclusions clau : En aquesta secció, heu de resumir el que diuen els resultats. Per exemple, seria important dir: 'La posada en marxa dels elements necessaris requeriria un milió de dòlars en despeses de capital i tres mesos per acabar la construcció. Els ingressos previstos per aquesta expansió són d’1,5 milions de dòlars ”.
- Les recomanacions més importants : Incloeu les recomanacions. Què ha de fer l'empresa amb la informació que heu presentat a l'informe? Un exemple és 'L'empresa XYZ hauria de planejar expandir-se a 2 estats i destinar 1 milió de dòlars a la construcció prevista'.
El resum executiu hauria de tenir prou informació sobre on un executiu ocupat podria llegir aquesta part de l'informe i tenir una bona idea sobre el propi document. En alguns casos, el resum executiu pot ser tot el que es llegeix. Idealment, el resum executiu hauria de tenir una pàgina o menys. Reviseu aixòexemple de resum executiucom a orientació.
Problemes comuns que s’han d’evitar en els informes comercials habituals
Hi ha alguns problemes generals que cal evitar en redactar un informe empresarial.
- Tingueu en compte el vostre idioma: Mantingueu el llenguatge formal per mantenir la propietat.
- Minuciositat: Sigues concís. No utilitzeu deu paraules si dues ho faran.
- Massa argot: No l’utilitzeu si el podeu evitar. Si heu d'utilitzar l'argot, definiu el terme la primera vegada que l'utilitzeu.
Assegureu-vos que l'informe sigui fluït i que les dades, les conclusions i les recomanacions es combinin. El lector hauria de poder seguir el raonament que mostra com heu arribat als vostres punts finals.
la meva germana és la meva millor amiga
Completar un informe efectiu
Després d’acabar el primer esborrany, és hora de revisar-los. Tots els informes empresarials es beneficiaran de la revisió.Correcciól'informe us ajuda a escriure un informe eficaç que assoleixi els objectius de la vostra organització. Preneu-vos el temps i vigileu els detalls i podreu redactar informes empresarials eficients i professionals.